Gerenciamento de processos: 5 ferramentas que auxiliam seu negócio

A qualidade dos processos é um fator de altíssima relevância para as pequenas e médias empresas que precisam sobreviver no cenário extremamente competitivo de hoje. Os mercados estão globalizados e há uma contínua evolução tecnológica.

Por isso, é muito importante conhecer as novas ferramentas de gerenciamento de processos. Elas agilizam e otimizam a gestão de todas as etapas necessárias a um melhor andamento das atividades.

Neste artigo, apresentaremos seis recursos que podem auxiliar no desenvolvimento e no crescimento do seu negócio. Além disso, vamos falar sobre as vantagens que tais ferramentas trazem para pequenas e médias companhias. Acompanhe!

Por que as ferramentas de gestão são importantes para PMEs?

Empreendedores que têm pequenos e médios negócios convivem diariamente com o desafio de otimizar o gerenciamento dos processos. Desse modo, o apoio das ferramentas de gestão é essencial para alinhar as principais demandas, tornando a administração da organização algo bem mais tranquilo de se realizar.

Tais técnicas administrativas possibilitam tomadas de decisões mais rápidas e precisas. Elas também proporcionam ganhos de tempo, eficiência e lucratividade, melhorando o desempenho e promovendo uma agilidade operacional.

Quais são as principais ferramentas para o gerenciamento de processos?

Nos próximos tópicos, você saberá mais sobre seis ferramentas de gerenciamento de processos. Vamos lá?

1. Matriz BÁSICO

O objetivo dessa ferramenta é ajudar na decisão de qual problema tem prioridade para ser solucionado. Ela age a partir de seis características relacionadas ao termo “básico”, que é a abreviação dos processos envolvidos na execução da matriz:

• Benefício;
• Abrangência;
• Satisfação;
• Investimento;
• Cliente;
• Operacionalidade.

Para elaborar essa matriz, é preciso elencar cada uma das falhas existentes. Depois, basta responder às questões propostas pelos itens:

• benefício (como a solução beneficiará a empresa? Qual será o tamanho do seu impacto?);
• abrangência (essa melhoria beneficiará quantas pessoas? Qual vai ser sua abrangência?);
• satisfação (qual é o nível de satisfação dos colaboradores em relação à mudança proposta?);
• investimento (quanto deve ser investido nessa solução?);
• cliente (o quanto a estratégia beneficiará os clientes e os deixará mais satisfeitos?);
• operacionalidade (qual é o grau de complexidade dessa melhoria? Ela necessita de alguma tecnologia específica ou não? Tem algum impedimento legal?).

Após ter todos os questionamentos dos itens acima respondidos para cada problema, deve-se classificá-los com uma nota de 1 a 5 e somá-los. O ponto que tiver a nota mais alta deve ser prioritário.

2. Diagrama de Ishikawa

Depois de determinar quais processos devem ser melhorados por meio da ferramenta de gerenciamento anterior, chegou o momento de entender as causas dos problemas. O recurso que auxiliará nessa etapa é o Diagrama de Ishikawa — conhecido também como diagrama de causa e efeito.

Ela permite analisar os seis Ms abaixo:

1. método;
2. material;
3. mão de obra;
4. máquina;
5. medida;
6. meio ambiente.

Para cada M, deve-se fazer a seguinte pergunta: por que isso está acontecendo? Se a questão for “por que esse problema ocorre com a mão de obra?”, por exemplo, a resposta pode ser: “necessidade de capacitação”.

É importante refazer esses passos a cada item, até que se consiga identificar a causa do problema.

3. Ciclo PDCA

Trata-se de umas das mais conhecidas (e utilizadas) ferramentas de gerenciamento de processos que é voltada à melhoria contínua. Cada letra do ciclo PDCA corresponde a uma fase:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Act (agir).

Para colocar o ciclo em ação, siga a sequência abaixo:

• planejar: defina o objetivo e a metodologia mais adequada para alcançá-lo;
• fazer: treine todos os envolvidos no processo e cuide dos preparativos necessários para colocar o plano em ação. Com tudo pronto, inicie a operação;
• checar: monitore os resultados e os trabalhos desenvolvidos. Compare-os às metas, meça os resultados e verifique se há necessidade de reajustes;
• agir: com os dados obtidos na checagem, conclua se as mudanças tiveram sucesso ou se é preciso agir mais uma vez e melhorá-las. Caso você detecte que se trata do segundo caso, recomece o ciclo PDCA.

4. 5W2H

O 5W2H corresponde às iniciais (em inglês) de um conjunto de sete diretrizes. O objetivo é ajudar o profissional a realizar atividades específicas, planejar projetos e traçar estratégias com maior praticidade e clareza.

A ferramenta é bastante prática, podendo ser utilizada por negócios de todos os portes e segmentos, já que não necessita de uma equipe técnica especializada. As diretrizes são:

• What (o que fazer): objetivo a ser alcançado ou projeto, estratégia e atividade em questão;
• Why (por que fazer): motivo para fazer a atividade; relevância para a organização, a equipe e os clientes; possibilidade de otimizar algum processo ou solucionar determinado problema;
• Where (onde fazer): delimitação do espaço (dentro ou fora da companhia) e estabelecimento da área específica — se houver;
• When (quando): data de início das atividades e prazo para concluí-las;
• Who (por quem será feito): profissionais que participarão das tarefas;
• How (como fazer): etapas e ações necessárias para atingir o objetivo definido;
• How much (quanto custará): custo para realizar as tarefas planejadas.

É muito importante avaliar bem os recursos humanos e materiais necessários antes de estimar quanto eles custarão.

5. Metodologia 5S

Essa ferramenta de gerenciamento tem como objetivo promover a disciplina e a segurança dos processos, garantindo que a empresa alcance a qualidade total. Sua origem se baseia em cinco palavras japonesas iniciadas com a letra S:

• Seiri (utilização): consiste no uso inteligente dos recursos empresariais — ferramentas, máquinas, equipamentos, materiais, informações —, sempre levando em conta o bom senso;
• Seiton (organização): trata-se da organização do espaço, visando à maior eficiência, com a disponibilização de todos os itens para acesso imediato;
• Seisō (limpeza): consiste em garantir um ambiente limpo e bem cuidado, eliminando a sujeira, os resíduos e mesmo os objetos estranhos ou desnecessários;
• Seiketsu (padronização e saúde): trata-se de fixar padrões para formas, cores, localização, iluminação etc. O conceito de saúde está incluído, pois é reforçada a importância de verificar as condições dos banheiros, refeitórios, ambientes de trabalho etc.;
• Shitsuke (disciplina): relaciona-se à criação de incentivos para uma melhora constante.

A metodologia 5S produz efeitos como: redução de acidentes; satisfação dos colaboradores; maior qualidade dos produtos ou serviços oferecidos e redução de custos (ao promover um melhor aproveitamento dos recursos materiais).

6. Lean Manufacturing

O Lean Manufacturing, também conhecido como Sistema Toyota de Produção, foi desenvolvido pela empresa de mesmo nome em 1950, no Japão. Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de processos baseada em agir com o propósito de reduzir sete tipos de desperdício:

• habilidades subutilizadas: diz respeito ao mau uso das habilidades de cada profissional;
• tempo de espera: refere-se à ocorrência de ociosidade (tanto para produtos quanto para pessoas);
• transporte: ligado a falhas no processo de logística que proporcionam desperdícios significativos para a companhia;
• excesso de processamento: ocorre quando existem etapas de produção desnecessárias ou operações sem valor agregado;
• estoque: está ligado ao desperdício de recursos por superprodução. Erros de estoque levam à perda de matéria-prima e material;
• movimento: a movimentação de recursos ou informações deve ser otimizada, para promover mais agilidade e transparência;
• defeitos: geram prejuízos que vão desde custos com reparação até impactos negativos aos clientes finais.

As ferramentas de gerenciamento de processos têm ganhando cada vez mais espaço no mercado, pois possibilitam a obtenção de melhorias de forma ágil, eficiente e interdisciplinar. Além disso, há inúmeros benefícios para as pequenas e médias empresas.

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